Standaarden en vormen van certificering

Certificering is een hulpmiddel om de kwaliteit van je digitale archief te vergroten en aan te tonen. Wereldwijd kunnen digitale archieven verschillende niveaus van certificering doorlopen.  

Certificering van digitale archieven door derden

Jouw digitale archief kan door derden gekeurd worden op basis van afgesproken standaarden of eenheden. Bij een positieve evaluatie ontvangt je digitale archief dan de status ‘gecertificeerd’. Zo’n certificaat geeft aan dat het digitale archief volgens derden een Trustworthy Digital Repository (TDR) is. Certificering is dan een instrument waarmee betrouwbaarheid meetbaar en inzichtelijk gemaakt wordt. 

CoreTrustSeal

CoreTrustSeal biedt een basiscertificering voor digitale archieven gebaseerd op de CoreTrustSeal Trustworthy Data Repository Requirements. Het is wereldwijd de meest gebruikte standaard voor betrouwbare digitale archieven. Momenteel is CoreTrustSeal het enige certificeringsinstrument dat publiek toegankelijk én kosteloos documentatie en ondersteunend materiaal beschikbaar stelt. Daarbij hebben de meeste digitale archieven in Nederland alleen met deze vorm van certificering ervaring. Ook daarom is de informatie in deze Wegwijzer Certificering vooral op CoreTrustSeal gericht. 

Wereldwijd de meest gebruikte certificeringsstandaard voor digitale archieven is CoreTrustSeal certificering. Meer dan 100 digitale archieven wereldwijd zijn CoreTrustSeal gecertificeerd. Voor het behalen van deze basiscertificering moet je als indiener aantoonbaar voldoen aan zestien Requirements. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om het beschrijven en documenteren van ‘het technisch perspectief’ van je digitale archief, bijvoorbeeld het minimum aantal kopieën van databestanden of de technische infrastructuur. Van even groot belang is het inzichtelijk maken van de organisatorische context, waaronder het vaststellen van de behoeftes van de gebruikers van het digitaal archief. 

Een eenmaal behaalde CoreTrustSeal certificering is drie jaar geldig. Dit geeft het digitaal archief - indien gewenst - de mogelijkheid je werkwijzen en organisatie opnieuw tegen het licht te houden in de snel veranderende wereld van digitale duurzaamheid. Het bevestigt nut en noodzaak van lange termijn planning en helpt deze kwesties hoger op de agenda van het management te krijgen.

ISO-16363

Het meest uitgebreide certificeringsinstrument dat hoge eisen stelt aan het digitale archief is ISO-16363 (Audit and certification of trustworthy digital repositories). Deze vorm van certificering is gebaseerd op een uitvoerige review van documentatie en een ‘on-site’ bezoek van een extern auditteam. Het behalen van deze certificering vraagt daarmee meer tijd en inspanning. Er is op dit moment één digitaal archief gecertificeerd op basis van ISO-16363. Wereldwijd zijn er diverse organisaties in voorbereidende fasen voor deze certificering.  

nestor-keurmerk

Ook nestor ontwikkelde een procedure voor uitgebreide zelfevaluatie op basis van de DIN 31644 standaard (Kriterien für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive). Afgelopen decennium ontvingen in totaal vier digitale archieven in Duitsland en Nederland het nestor-kwaliteitskeurmerk. De procedure wordt niet verder doorontwikkeld en de wereldwijde navolging is zeer gering.