Tips uit de praktijk
Wat had je vooraf graag willen weten? We delen de belangrijkste tips uit de praktijk. De tips en ervaringen komen van ervaringsdeskundigen uit het NDE netwerk.
Begin eerst met het goed en gedetailleerd doorlezen van de CoreTrustSeal Requirements en de CoreTrustSeal Extended Guidance. Deze documenten zijn formeel opgesteld ten behoeve van CoreTrustSeal reviewers die inkomende aanvragen beoordelen, maar de documenten geven een rijk beeld van wat er verwacht zou kunnen worden per Requirement, inclusief tips voor documentatie. Neem vervolgens ook weer een stapje terug uit deze gedetailleerde materie, en bedenk per Requirement hoe dit toepasbaar is op de praktijk van jouw digitale archief.
Kijk welke stappen het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG) heeft doorlopen als voorbereiding:
- "Een zelfevaluatie met het Scoremodel digitale duurzaamheid waaruit bleek dat het IISG een eind was gevorderd richting CTS.
- Het doorgronden van de CTS-criteria en eerste zelfevaluatie op basis van de criteria.
- Het bestuderen van de aanvragen van andere CTS gecertificeerde instellingen.
- Het inventariseren van documentatie en waar nodig het schrijven van nieuwe documentatie. Een belangrijk nieuw stuk documentatie is de IISG Digital Preservation Policy. Dit document beschrijft de principes en uitgangspunten achter de dagelijkse praktijk van digitale bewaring en is daarom een belangrijke bijdrage aan de TDR status van het IISG.
- Het overleggen met en inwinnen van input van collega’s over de invulling van de criteria.
- Het overleggen met andere instellingen die bezig waren met de gang naar een CTS (met name in de NDE-projectgroep rondom duurzaamheidsbeleid en certificering)."
Lees hier meer over het certificeringsproces van IISG.
Zorg niet alleen voor het verzamelen van bewijsstukken maar zorg ook dat deze openbaar en toegankelijk geschreven op de eigen website gepubliceerd worden. 
“Het is handig om de informatie bij elkaar te hebben op een deel van de website. Het is beter om een helder en overzichtelijk verhaal te hebben waarbij de samenhang duidelijk wordt dan om een enorme lijst met verzamelde documenten aan te leveren als bronmateriaal. Dit helpt ook bij de aanvraag omdat er in het formulier van CoreTrustSeal alleen ruimte is voor tekst en dus niet voor bijlagen, links, voetnoten, plaatjes en dergelijke. Na indiening kan er niets meer gewijzigd worden en er kan niet gecorrespondeerd worden met de reviewers dus zorg dat alles voor indiening gepubliceerd wordt, of als bijlage vertrouwelijk meegestuurd tijdens de indiening. Het is ook belangrijk dat URLs en content stabiel zijn omdat het certificaat drie jaar geldig is en gedurende die tijd de informatie dus beschikbaar moet blijven.” - Koninklijke Bibliotheek.
Zie voor meer informatie de pagina over certificering op de website van de Koninklijke Bibliotheek.
Betrek mensen uit de gehele organisatie bij het verzamelen van de benodigde informatie. Het doorlopen van een certificeringstraject is een afdelingsoverstijgende activiteit. Organisatiebrede toewijding is daarom heel belangrijk. Zorg wel voor een klein team van mensen met specifieke kennis over certificering om de teksten te schrijven voor de indiening.
“Bij het CTS-certificeringstraject hoort een eisenpakket. Hiermee wordt de organisatie, het informatiemanagement en de technische infrastructuur beoordeeld. De reacties op die eisen kan je het beste samen met collega’s schrijven. Bij het Nationaal Archief werkten we met een stuurgroep. Deze bestond voornamelijk uit afdelingshoofden. Zij zorgden voor voldoende inzet van deskundigen uit alle afdelingen en controleerden tekstversies op inhoud.” - Nationaal Archief.
Lees hier meer: Acht tips voor het certificeren van een e-depot | Nationaal Archief.
Ga ervan uit dat een reviewer niets weet van jouw organisatie. Leg de context, organisatie en infrastructuur van je organisatie goed uit op een manier die ook te begrijpen is voor buitenstaanders. Dit is belangrijk omdat een duidelijk overzicht van de organisatorische context essentieel is voor reviewers om antwoorden op de Requirements te kunnen begrijpen en beoordelen.
Meestal haal je het certificaat niet in een keer, dus zie dit niet als falen en doe aan verwachtingsmanagement bij de start van het traject. Houd qua planning rekening met meerdere revisierondes. Na indiening kan er ook een paar maanden overheen gaan voordat de feedback gegeven wordt.
“Uiteindelijk heeft het RAZ als eerste lid van de werkgroep de aanvraag in mei 2019 ingediend. Dit was nog op basis van de ‘oude’ requirements (2017-2019).
In september kregen we hier feedback op. Die zag er al goed uit, maar behoefde hier en daar nog wat verbeteringen en verduidelijkingen. Daar zijn we mee aan de slag gegaan. Vanwege wijzigingen in de voorwaarden had CTS tijdelijk de aanvraagmodule op slot gezet. Daardoor was het pas op 1 januari 2020 weer mogelijk om onze verbeterde aanvraag in te dienen. Op 24 maart kwam dan het goede bericht dat het RAZ het certificaat heeft behaald." - Regionaal Archief Zutphen.
Lees hier meer: CoreTrustSeal (CTS) Regionaal Archief Zutphen (RAZ) · Kennisplatform Preservation · Kennisnetwerk Informatie en Archief (pleio.nl).
Kijk voor inspiratie over hoe vergelijkbare instellingen in binnen- en buitenland bepaalde eisen hebben ingevuld op de website van CoreTrustSeal. Alle goedgekeurde CoreTrustSeal aanvragen zijn daar namelijk publiek toegankelijk.
“All approved self-assessments of repositories are available via the CoreTrustSeal website. This means you can access self-assessments of related repositories in your field, which can be used for inspiration or finding solutions to common problems helping you prepare for the official submission.”- DANS.
Lees hier meer (in het Engels): DANS. Achieving the CoreTrustSeal certification to increase stakeholder confidence.
Als je ‘Outsource partners’ hebt opgenomen in je aanvraag, maak dan duidelijk welke eisen door de externe partij worden ingevuld en hoe dit contractueel is vastgelegd in bijvoorbeeld een Service Level Agreement (SLA).
“Een aantal zaken, zoals de technische infrastructuur (eis 15 in de CTS), konden we als werkgroep of met leverancier Picturae oppakken. Andere, zoals de beheerorganisatie (de organisatorische infrastructuur, eis 5 in de CTS), moesten we zelf regelen.” - Regionaal Archief Zutphen.
Lees hier meer: CoreTrustSeal (CTS) Regionaal Archief Zutphen (RAZ) · Kennisplatform Preservation · Kennisnetwerk Informatie en Archief (pleio.nl).
Besef dat perfectie niet het hoogste doel is van een CoreTrustSeal certificeringstraject. CoreTrustSeal voorziet hier ook in door je als aanvrager per Requirement te vragen naar een zogenoemd compliance level. Per Requirement word je gevraagd in hoeverre jij denkt dat jouw digitale archief dit Requirement naleeft. Je kunt kiezen uit verschillende niveaus die variëren van “1 - The repository has not considered this yet” tot en met “4 - The guideline has been fully implemented in the repository”. Kies het niveau dat aansluit bij de daadwerkelijke praktijk van jouw digitale archief en leg uit waarom je de keuze hebt gemaakt. Als zaken nog in de implementatiefase zijn, leg dan goed uit waarom dit zo is en beschrijf hoe je als instelling gaat toewerken naar volledige implementatie.
“Een ander punt is dat wij vrij uitgebreid antwoord hebben gegeven op alle criteria – vaak meer dan in andere aanvragen te lezen is. Dit had als nadeel dat de reviewers ook meer aanknopingspunten tot feedback hadden en wij weer meer werk nodig hadden om daarop te reageren. Anderzijds leverde dat wel meer food for thought en scherpere formuleringen op. Uiteindelijk zijn we daar toch beter van geworden. Ook zijn we tweemaal wat te voorzichtig geweest met het toekennen van het hoogste compliance level (“4 - The guideline has been fully implemented in the repository”) door op een niveau lager te gaan zitten (“3 – The repository is in the implementation phase”). Probleem daarvan was dat de reviewer zich (terecht) afvroeg wat er nog meer nodig om op niveau 4 te komen wanneer je dit allemaal al hebt geregeld. De keuze is dan om het niveau toch op hogen naar 4 dan wel extra argumenten aan te dragen waarom het toch beter op 3 bleef. “ - Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG).
Lees hier meer: IISG verwerft CoreTrustSeal.
Tips van ervaringsdeskundigen
Op 17 November 2022 werd een DANS Data Trail event georganiseerd 'Certificering voor erfgoedinstellingen met de nieuwe CoreTrustSeal Requirements'. Hierin werden de nieuwe CoreTrustSeal Requirements voor de periode 2023-2025 toegelicht en werd er besproken wat de Wegwijzer Certificering voor erfgoedinstellingen kan betekenen. Daarna deelden drie experts hun ervaringen met CoreTrustSeal en certificering: een bron van antwoorden en tips! De opname van dit evenement kun je hier terugvinden: