U bent hier: Home > Certificering in de praktijk

Certificering in de praktijk

Het Netwerk Digitaal Erfgoed stimuleert de langetermijntoegang tot digitale informatie van Nederlandse erfgoedinstellingen. De certificering van de digitale archieven van die instellingen draagt in belangrijke mate bij aan de betrouwbaarheid en kwaliteit ervan. Daarom biedt het Netwerk Digitaal Erfgoed ondersteuning bij het certificeringstraject. Op deze pagina staan alle beschikbare en verwachte tools, handleidingen en initiatieven op een rij. We beperken ons daarbij niet tot het aanbod van het Netwerk Digitaal Erfgoed alleen.

Algemeen

De folder 'Doe ik het goed? Certificering van digitale repositories in Nederland' (PDF) geeft een goed beeld van nut en noodzaak van certificering en beschrijft de verschillende certificeringsstandaarden.

Vijf stappen

Op basis van ervaringen uit meerdere gecertificeerde instellingen raadt het projectteam Certificering instellingen aan om de volgende vijf stappen te volgen om goed voorbereid een certificeringstraject in te gaan:

  1. Scoremodel Digitale Duurzaamheid
    Voordat u start met een formeel certificeringstraject is het aan te raden om de stand van zaken binnen de eigen organisatie eerst door te lichten met behulp van het Scoremodel Digitale Duurzaamheid, ontwikkeld door DEN Kenniscentrum Digitale Cultuur en PACKED. Dit is een relatief snelle online check die u zelf kunt uitvoeren en die aangeeft of er binnen uw organisatie grote risico's zijn die eerst moeten worden aangepakt. Hiermee bent u beter voorbereid op een formeel certificeringstraject.

  2. Zelfevaluatie met behulp van het CoreTrustSeal
    Een certificeringstraject vraagt een behoorlijke investering in tijd en geld. Daarom is het aan te bevelen om voorafgaand aan een certificeringstraject eerst goed in kaart te brengen wat ervoor nodig is. Om te beginnen is het van belang om te zorgen voor voldoende commitment bij het management van uw organisatie. Daarnaast is het zaak om ervoor te zorgen dat er middelen beschikbaar zijn en er voldoende kennis is voor de uitvoering van het certificeringstraject. Belangrijk is ook om na te gaan welke afdelingen bij de aanvraag betrokken zijn, in hoeverre alle benodigde documentatie aanwezig is, in hoeverre de richtlijnen van het keurmerk helder en toepasbaar zijn voor de organisatie en om vast te stellen voor welk gedeelte van het archief het keurmerk aan wordt gevraagd.

    Deze voorbereiding kan uitmonden in managementdocument met een samenvatting van de bevindingen, op basis waarvan een go/no go-besluit kan worden genomen. Het is aan te bevelen om een formele certificering projectmatig aan te pakken. Een goede voorbereidende fase levert het raamwerk voor een projectplan.
    Deze voorbereidende fase kan de opmaat zijn voor een formeel certificeringstraject, maar is op zichzelf ook een nuttige exercitie om de stand van zaken intern te toetsen en aan de hand daarvan verdere verbeteringen door te voeren.

  3. Formele certificering volgens het CoreTrustSeal

  4. Formele certificering volgens het nestor-keurmerk

  5. Formele certificering volgens ISO-16363

Instellingen doorlopen de drie certificeringsstandaarden meestal in oplopende volgorde beginnend bij het CoreTrustSeal, maar het is ook mogelijk om zonder certificering op een voorliggend niveau een certificeringstraject van nestor of ISO-16363 in te gaan.

Ondersteuning bij formele certificering

Bekijk in het menu aan de linkerkant welke ondersteunende materialen en bijeenkomsten er zijn voor de drie formele certificeringsstandaarden.